I fornitori di software parlano spesso in gergo, e un acronimo comunemente usato è CPQ (Configure price Quote). Si tratta di un programma per configurare un preventivo. Probabilmente la prima volta che ne hai sentito parlare è quando un venditore di software te l’ha proposto.
Usi impropri della parola
Il problema è che spesso il termine è abusato o usato impropriamente. Si tende infatti a confondere il tutto con una parte. L’acronimo può essere usato per descrivere molte attività diverse come l’applicazione di prezzi, sconti e promozioni; la configurazione di panieri di prezzi e offerte; strutturazioni o restrizioni di offerte, o ancora proposte, preventivi e gestione dell’offerta. Ma alla fine, cos’è veramente un CPQ? La nostra risposta è semplice.
Cosa vuol dire CPQ e cos’è un configuratore di prodotto
Lo chiamano CPQ, è l’acronimo di Configure, Price, Quote ed è uno strumento con cui massimizzare le vendite e l’efficacia dei venditori. Volendone fornire una definizione, lo potremmo considerare come quel software che, all’interno di un processo di vendita, ha un ruolo essenziale ai fini della configurazione dell’offerta, della gestione della trattativa e della chiusura del contratto.
Il CPQ, a differenza di tutti gli altri strumenti di supporto, serve per vendere direttamente: è quel software che il venditore usa quando è di fronte al buyer e tramite il quale configura l’offerta perfetta in funzione delle sue esigenze, delle sue necessità e del suo budget.
Disporre di un CPQ è fondamentale per diversi motivi: per essere più rapidi rispetto alla classica gestione manuale, evitare errori, riuscire a districarsi agevolmente in configurazioni complesse e, cosa tutt’altro che banale, suggerire all’interlocutore un ottimo senso di professionalità.
Software CPQ: ruolo e benefici
Ci si può domandare perché un software CPQ sia così essenziale ai fini dell’efficienza dell’attività di vendita. In certi mercati – pensiamo anche solo alle Utility o alle Telco – configurare un’offerta di fronte al cliente non è propriamente un gioco da ragazzi. Questo vale in particolar modo per prodotti e servizi sofisticati e ad alto valore, provenienti da settori come il manifatturiero, i media tecnologici, le telecomunicazioni o i servizi finanziari. In questi casi, prodotti e servizi richiedono una conoscenza approfondita del prodotto per finalizzare un’offerta. Operazione che, se effettuata manualmente, può richiedere molto tempo. Non si tratta infatti di scegliere un prodotto e il suo colore, ma di realizzare mix complessi e modulari, tenendo sempre in considerazione la normativa.
Il venditore si trova a scegliere tra offerte di base e un’infinità di opzioni da configurare manualmente, a cui poi vanno aggiunte promozioni, sconti e via dicendo. Usando un CPQ, il venditore si può concentrare sul rapporto col cliente: il suo scopo primario è identificare la soluzione ideale in funzione delle sue esigenze, perché per configurazioni, prezzi, sconti permessi, mix e promozioni c’è il CPQ.
L’inefficienza del metodo tradizionale
Configurare un’offerta a mano espone il venditore (e quindi l’azienda) a un’infinità di rischi. Il metodo tradizionale, dotato di brochure, cataloghi, carta e penna, è sempre andato incontro a fortissimi limiti di efficienza derivanti sia dai tempi tecnici di gestione della procedura, sia da errori e rettifiche che costringono il venditore a spendere buona parte della propria giornata ad attività amministrative, anziché a concentrarsi sulla vendita e sulla relazione con il cliente.
I 6 benefici del CPQ per i venditori
L’eliminazione della carta – che comunque è un costo – è solo la punta dell’iceberg. Vediamo alcuni dei benefici concreti che l’azienda e la forza vendita potrebbero ottenere adottando una soluzione di Configure, Price, Quote:
- Aumento di produttività delle vendite: automatizzando buona parte della procedura, che va dalla configurazione dell’offerta al preventivo, usare un CPQ significa ridurre al minimo la possibilità di errore dovuto a trascrizioni e attività manuali, con conseguente aumento di produttività delle vendite.
- Tutto sempre aggiornato: con un ottimo CPQ, la forza vendita è sempre aggiornata su nuovi modelli, prodotti, mix e promozioni. In questo modo, essa non rischia di trovarsi di fronte a un buyer con una brochure obsoleta o configurare un’offerta sulla base di un listino superato.
- Leggerezza, accesso mobile: i migliori CPQ vengono forniti sotto forma di applicazione mobile e sono accessibili sempre e ovunque, per 24 ore al giorno. L’uso di un comune tablet può sostituire in tutto e per tutto cataloghi e voluminose brochure.
- Velocità e personalizzazione: anche nel settore più complesso del mondo, soggetto a elevata personalizzazione delle offerte e, al tempo stesso, a forti vincoli regolamentari, il CPQ permette al venditore di configurare velocemente un’offerta di fronte al buyer.
- Automazione: i passaggi dell’attività di vendita vengono riuniti in un unico workflow, nel quale l’attività manuale è bandita in quanto foriera di errori e di inefficienze.
- Integrazione con i sistemi aziendali: CPQ, con la sua capacità di configurare offerte complesse e di integrarsi all’interno dell’articolato sistema gestionale delle aziende (soprattutto con i CRM e gli ERP), rappresenta senza dubbio un tassello fondamentale della sales automation.
Il Configuratore di prodotto e i nuovi venditori
Un beneficio particolare del software CPQ è il supporto che fornisce agli ultimi arrivati nella forza vendita. Un nuovo venditore può impiegare da uno a sei mesi per diventare produttivo, o addirittura di più se i prodotti da vendere sono complessi e articolati. Ciò che complica ulteriormente la situazione è che individuare il giusto prezzo per i prodotti non è sufficiente per chiudere la vendita. Per convincere un cliente, c’è bisogno di identificare la miglior combinazione di prodotti e servizi per quel cliente e presentargli un preventivo il più velocemente possibile.
Per chi è nuovo nel mondo delle vendite, è difficile rendersi conto di quanto possa essere complicato vendere un insieme complesso di prodotti. Se non si è un venditore esperto, è molto impegnativo gestire in contemporanea più attività come analizzare le esigenze del cliente, preparare un’offerta, applicare promozioni salvaguardando i margini e riuscire a inviare il preventivo più velocemente possibile.
Un venditore inesperto potrebbe quindi trovare difficoltà a essere efficiente ed efficace durante una negoziazione, a gestire obiettivi di vendita e richieste di sconto. Con il conseguente ritardo nell’approvazione dell’offerta e nella chiusura dell’accordo con un potenziale cliente.
Un buon Configuratore di Prodotto, fortunatamente, possiede un’interfaccia intuitiva che rende standard il processo di vendita in tutta l’organizzazione, così che anche venditori nuovi e inesperti possano essere produttivi in fretta. I migliori CPQ non si limitano a configurare prodotti complessi, ma sono un’app di collaborazione commerciale, che contribuiscono ad aumentare la produttività delle vendite e portare rapidamente a livello i nuovi venditori
I 2 principali benefici del CPQ per la direzione commerciale
Il Configure, Price, Quote si usa di fronte al cliente per la configurazione dell’offerta e la formulazione del preventivo. Lo strumento permette senz’altro ampia attività di manovra al venditore, che è libero di configurare quel giusto mix in grado di intercettare le esigenze del cliente. Al tempo stesso, però, CPQ non è solo un vantaggio per il venditore ma per tutta la direzione commerciale. Ecco perché:
- Definizione policy di vendita: la direzione commerciale fissa le policy cui la forza vendita deve attenersi. Usando un CPQ non è possibile vendere un prodotto non più a listino, configurare mix non permessi e, soprattutto, proporre percentuali di sconto o promozioni non autorizzate. Il vantaggio è netto, considerando tutto il tempo che si può perdere (e le ripercussioni sull’immagine del brand) per rettificare offerte, modificarle, incontrarsi nuovamente con i buyer ecc.
- CPQ e approccio data-driven: se l’intera forza vendita usa il CPQ, la quantità di dati acquisiti e trasmessi verso la sede è molto ampia e questi possono essere usati come supporto decisionale. Si può, per esempio, scoprire che certi prodotti funzionano meglio in un’area geografica piuttosto che in un’altra, che alcune zone sono più sensibili nei confronti del prezzo e via dicendo. Sulla base di questo approccio è possibile non solo rivedere la composizione e l’attività del team di vendita, ma anche prendere decisioni riguardo alla logistica, al marketing e alla produzione.
CPQ e gli altri software dell’azienda
Nonostante il suo ruolo sia quello di supportare il venditore, neppure il CPQ è un’isola. Pur riconoscendone ampiamente il valore, testimoniato tra l’altro dalla crescita costante del mercato, le aziende vogliono comprendere appieno le differenze tra il CPQ e gli altri strumenti gestionali che usano quotidianamente, e in particolare il CRM e l’ERP. In questo modo, si scopre rapidamente che non solo sono cose estremamente diverse, ma che si possono amalgamare benissimo, massimizzando i risultati per l’organizzazione.
CPQ e CRM, strumenti complementari
CRM e CPQ sono strumenti complementari che intervengono in fasi differenti del ciclo di vendita, ognuna con le sue peculiarità. Il Customer Relationship Management è una piattaforma per la gestione delle relazioni tra l’azienda e suoi clienti attivi o potenziali, uno strumento con cui tracciare tutta l’esperienza di relazione con il cliente, sia essa legata ad attività online che offline. Il CRM registra informazioni di contatto, esperienze passate, relazioni commerciali, opportunità di vendita e molto altro. Ma il punto fondamentale che è il CRM non è uno strumento di vendita diretta: CPQ, sì.
Ecco perché CPQ e CRM non si ostacolano né sono la stessa cosa. Il primo è più diretto e specifico, il secondo ha un raggio d’azione più ampio, ma entrambi intervengono all’interno del processo di vendita, sia pur a livelli diversi. Una delle tipiche attività successive all’acquisto del CPQ è la sua integrazione con i gestionali dell’azienda, CRM incluso. In questo modo, l’organizzazione si potrà avvalere dell’efficacia, della rapidità di configurazione e delle produttività del CPQ sommandolo alla ricchezza informativa del CRM.
CPQ e ERP, l’unione fa la forza
Altra integrazione molto importante del CPQ è con il Enterprise Resource Manager, la piattaforma gestionale completa e modulare dell’azienda. I motivi possono essere diversi e vanno dal ramo amministrativo alla produzione, dal marketing alla logistica. Certamente, uno degli esempi da manuale è l’integrazione con i sistemi gestionali dei magazzini: in questo modo, il venditore può conoscere e comunicare al buyer che ha di fronte la disponibilità o meno dei prodotti e di quel particolare mix che è oggetto di trattativa, poiché da essa dipendono i tempi di consegna.
Come scegliere il miglior CPQ
I CPQ presenti sul mercato hanno tutti il medesimo scopo, ma sono anche molto diversi tra loro. Non tutti infatti sono progettati per soddisfare appieno le esigenze di chi li usa. La maggior parte dei software CPQ fa parte di CRM o ERP specifici. Questo si traduce in uno svantaggio dal punto di vista dell’esperienza utente che ne rende difficile l’utilizzo.
Il software CPQ gestisce la complessità dei prodotti, i prezzi, le regole di raggruppamento e di mercato, ma non aiuta i venditori ad altri importanti aspetti della vendita. In genere, gli strumenti CPQ non sono ottimizzati per i dispositivi mobili né rivolti ai clienti e non funzionano offline. Come può un venditore essere produttivo se lo strumento CPQ non è progettato per le sue esigenze?
Ciò premesso, ecco cosa occorre valutare per fare un’ottima scelta:
CPQ con User Experience ottimizzata
È assolutamente fondamentale che, oltre alla ricezione e condivisione dei dati con i gestionali dell’azienda, il CPQ offra anche all’utente finale (il venditore) semplicità d’uso nelle proprie attività. L’utente deve poter configurare offerte, per complesse che siano, con grande semplicità e rapidità. Altrimenti il beneficio, semplicemente, non c’è. In più, uno strumento intuitivo e funzionale, che non necessita un manuale di istruzione per essere usato, assicura una facile adozione in azienda, riuscendo a vincere la resistenza al cambiamento.
CPQ ‘mobile’, ovvero sotto forma di applicazione
Il venditore deve poter sfruttare tutte le funzionalità dello strumento tramite dispositivi leggeri e portatili, come tablet e smartphone. È dunque imperativa l’ottimizzazione mobile dello strumento.
Un CPQ che funziona anche offline
Non tutti i clienti operano in aree a perfetta copertura della rete mobile né sotto Wi-Fi. Un buon CPQ funziona anche in assenza di rete.
Una frustrazione comune per i venditori, è quella di non riuscire a generare una quotazione in assenza di connessione internet. Sfortunatamente, la maggior parte dei software CPQ non lavora offline e ha bisogno di una buona connessione per funzionare correttamente. Gli elementi tecnici devono essere migliorati per consentire al venditore di creare un’offerta insieme ai clienti anche in assenza di connessione. I venditori, infatti, perdono spesso occasioni importanti quando hanno di fronte un cliente pronto ad acquistare, ma non possono mostrare i prezzi o generare un preventivo in tempo reale.
Collaborazione con le altre funzioni aziendali
Questa non è una funzione tipica dei CPQ, ma le migliori soluzioni sul mercato vanno al di là della semplice configurazione delle offerte e impostazione dei preventivi. Una buona piattaforma di supporto alle vendite (comprensiva di CPQ) deve permettere la sinergia tra diverse funzioni aziendali. In particolare, i migliori risultati si ottengono miscelando l’attività pratica dei venditori, il coordinamento della direzione commerciale e il supporto del marketing, il cui compito (nella fattispecie) è quello di fornire materiali sempre aggiornati di supporto alle vendite.
Un CPQ integrato con gli altri software aziendali
CPQ funziona in modalità stand alone, ma i migliori risultati li si ottiene integrandolo con gli altri sistemi aziendali, in particolare CRM e ERP. Sempre tenendo conto il suo fine ultimo, ovvero semplificare le vendite e aumentarne la produttività.
Apparound: più di un ‘semplice’ CPQ
Il fine di Apparound è semplificare il processo di vendita e rendere più proficuo il lavoro della rete commerciale. È un’applicazione che si usa in maniera semplice tramite tablet e smartphone e consente di digitalizzare le attività svolte sul territorio, direttamente di fronte al cliente. Attraverso Apparound, il venditore presenta il materiale marketing in formato digitale, configura l’offerta insieme al cliente e può chiudere la trattativa al primo incontro. Con tutti benefici del caso.
Apparound è quindi molto più di un semplice CPQ: al suo interno, infatti, integra la gestione dei contenuti digitali, il vero e proprio configuratore di offerte (CPQ), ma anche il generatore di contratti, la firma remota e moduli per la raccolta dati e informazioni sul campo. Di seguito, i cinque principali benefici della soluzione.
Materiali informativi completi
Con Apparound, il venditore ha a propria disposizione tutti i materiali, in tutti i formati multimediali possibili, che descrivono i prodotti e la value proposition dell’azienda. Si tratta di una preziosa risorsa per i nuovi commerciali, ma anche per aggiornare velocemente le competenze di tutti gli altri. Inoltre, la disponibilità di materiale in linea con gli standard aziendali si riflette sulla percezione di qualità agli occhi dei clienti.
Favorisce l’allineamento con il marketing
L’app è costantemente aggiornata con tutte le informazioni marketing e, in generale, con tutte le informazioni utili per rispondere alle obiezioni del cliente. Questo evita errori e, inoltre, l’applicazione stessa può suggerire come procedere nella proposta di vendita.
Offerte personalizzate
Sulla base delle informazioni acquisite, è possibile offrire al potenziale cliente un prodotto tagliato su misura delle sue esigenze e, addirittura, aiutarlo a comprendere quelle inespresse.
Accelerazione del processo di vendita
Grazie ad Apparound, cliente e venditore possono chiudere il contratto al primo incontro avendo la possibilità di apporre anche la firma elettronica.
Fidelizzazione
Il venditore può monitorare lo stato delle offerte e dei contratti. Tramite la app, infatti, può tenere in automatico traccia delle attività svolte presso il cliente e ricevere notifiche e aggiornamenti. Questa visione privilegiata sul cliente, ne migliora la gestione, favorendo l’instaurarsi di una relazione duratura.
In Apparound non usiamo nessun gergo di vendita. Preferiamo un linguaggio chiaro. Questo è il motivo per cui parliamo solo di offerte. Crediamo nel rendere le vendite semplici per i venditori. Abbiamo un’app di vendita tutto in uno che consente ai venditori di generare preventivi in tempo reale con i clienti. Scopri come abbiamo reso facile la quotazione, prova Apparound, il primo mese è gratuito.
