Integrazione CRM-CPQ-ERP: dati condivisi per una maggiore efficienza

19/10/2022

CPQ (Configure, Price & Quote)

Abbiamo già parlato in un precedente articolo di quanto sia importante avere la possibilità proporre un’integrazione CRM-CPQ ad un’azienda intenzionata ad ottimizzare le performance di vendita. Ora prendiamo in considerazione un altro sistema digitale che viene usato sempre più comunemente in imprese di ogni dimensione e settore, l’Enterprise Resource Planning (ERP).

Mentre alcune aziende utilizzano questi sistemi in maniera indipendente, la maggior parte delle imprese oggi integra il CRM con il CPQ e l’ERP all’interno della propria infrastruttura IT.

Diventa chiaro quanto strettamente questi sistemi siano integrati nel momento stesso in cui si osserva il flusso di dati che, ad esempio, passa dal CRM al CPQ per creare un preventivo e finisce nel ERP nel momento in cui il contratto è firmato.

In questa visione il CPQ rappresenta l’arco che unisce CRM ed ERP dando vita a un cerchio perfetto.

 

Integrazione CPQ-ERP: perché è importante?

Al livello più semplice, l'integrazione dei sistemi CPQ ed ERP riunisce i processi di vendita senza interruzioni tra l’uno e l’altro.

I processi interni come la gestione delle vendite, la pipeline e la creazione dei preventivi vengono gestiti tramite il sistema CPQ, mentre i processi di gestione dell'inventario, della produzione, dell'evasione e della fatturazione vengono gestiti tramite il sistema ERP.  

Nonostante la separazione di questi processi, ciascuna parte necessita dei dati dell'altra per funzionare in modo efficace.

 Ad esempio, il tuo team di vendita ha bisogno di visibilità sui livelli di inventario e sullo stato di adempimento di un ordine per svolgere il proprio lavoro in modo efficace; mentre il sistema ERP ha bisogno di informazioni su vendite, pipeline e preventivi per gestire correttamente l'inventario, evadere gli ordini e le fatture ai clienti.

Di conseguenza, è necessario trasferire i dati avanti e indietro tra i sistemi CPQ ed ERP (ad esempio facendo comunicare il CPQ con Dynamics o Salesforce).

Senza un'integrazione tra i due software, la maggior parte delle aziende si affida a processi di aggiornamento e trascrizione manuali di dati e informazioni, i quali lasciano spazio all'errore umano e sono dispendiosi in termini di tempo.

Al contrario, l'integrazione di questi due sistemi automatizza il movimento dei dati avanti e indietro per eliminare queste tipologie di errori, accelerare il processo e condividere i dati in modo bidirezionale per aumentare la visibilità per entrambe le parti.

Sincronizzando le funzioni dei tre software si dà vita a un sistema circolare in cui la condivisione delle informazioni permette ai:

  • Venditori di avere mezzi idonei alla trattativa;
  • Clienti finali di vivere esperienze appaganti durante la trattativa e nel post-vendita.

 

L'azienda ottiene grandi vantaggi dall’integrazione di questi strumenti: significa consentirle di configurare con facilità preventivi, più o meno complessi, praticamente per qualsiasi settore, gestire opportunità, chiudere contratti, avendo sempre aggiornato lo storico delle informazioni presenti sul CRM, oltre a poter gestire in maniera corretta la commessa e la fatturazione attraverso l'ERP.

Avere la possibilità di offrire ad un’azienda un’integrazione semplice tra CPQ, CRM, ERP significa consentirle di configurare rapidamente e con facilità preventivi, più o meno complessi, praticamente per qualsiasi settore.

 

I veri vantaggi nell’offrire una tecnologia end-to-end completamente integrata

I veri vantaggi nell’offrire una tecnologia end-to-end completamente integrata

Modernizzazione, automazione e personalizzazione sono i principi su cui deve basarsi la propria offerta tecnologica. Quando un software CPQ viene aggiunto al toolkit aziendale crea una vera soluzione automatizzata end-to-end.

C'è una lunga lista di vantaggi sia per le aziende che affrontano questa trasformazione digitale, sia per i player che sono in grado di offrire soluzioni completamente connesse e automatizzate tra loro, ad esempio:

  1. Piattaforma integrata con accesso ai dati in tempo reale.
  2. Risparmio di tempo dettato dalla riduzione delle attività manuali duplicate;
  3. Visibilità e approfondimenti dei dati migliorati per pianificazione, previsione e decisioni aziendali più accurate.
  4. Aumento della precisione dei preventivi e degli ordini
  5. Forza vendita potenziata, che lavora in modo più intelligente e veloce e che raggiunge più facilmente gli obiettivi di vendita e di fatturato.
  6. Ciclo di vendita e tempo di quotazione più brevi che aumentano la probabilità di chiusura, creano opzioni di up-sell e cross-sellmargini migliorati per amplificare le entrate.
  7. Visibilità del flusso end-to-end a 360 gradi. L’integrazione con l’ERP permette di vedere facilmente dove si trovano gli ordini dei loro clienti nel processo di evasione o se hanno pagato o hanno fatture in sospeso.
  8. Allineamento tra sistemi: aggiornamenti di prodotti, di listino, di politiche di sconto. Un'integrazione garantisce che tutti lavorino dalle stesse informazioni per migliorare l'allineamento e fornire risultati migliori, più velocemente

Queste tecnologie sono sempre più ricercate, diffuse e utilizzate dal momento in cui le aziende ne hanno compreso i numerosi benefici.

 

Dati più puliti e sicuri con una integrazione CRM-CPQ-ERP

Con l'integrazione tra i sistemi, una volta che un'opportunità viene chiusa e segnalata come vinta nel CRM, viene automaticamente inviata al sistema ERP per l'evasione e la fatturazione. In cambio, il CRM viene aggiornato automaticamente man mano che lo stato si aggiorna nel sistema ERP.

Con questo tipo di integrazione, se un rappresentante di vendita ha bisogno di sapere cosa sta succedendo ad una determinata vendita, può semplicemente guardare nel CRM e vedere tutti i dettagli di cui ha bisogno, senza dover accedere a un sistema diverso o contattare un altro team per avere un aggiornamento.

Lo scenario in cui un’azienda e i propri venditori adottano soluzioni CPQ integrato all’ERP ed al proprio CRM è la base per aumentare la produttività, non solo perché si ha un silos di informazioni che viene alimentato da più fonti, ma perché i dati archiviati risultano più puliti e sicuri.

Inoltre, il ruolo dell’ERP è fondamentale, perché garantisce un archivio senza errori e con ridotte possibilità di intrusioni. Bisogna pensare che questo software è normalmente utilizzato da poche persone, che hanno un’importante responsabilità lato finanziario e che, di conseguenza, devono intervenire in maniera molto precisa nel momento in cui inseriscono o aggiornano dati che determinano i pagamenti e la congruità da un punto di vista legale.

Avendo la possibilità di attingere dal CPQ ai dati presenti sugli altri due software, si riduce al minimo la possibilità di commettere errori durante la presentazione dei prodotti o dei servizi e nel momento in cui si compone l’offerta o il contratto da far firmare al cliente.

Un configuratore di prodotto ben integrato e che interagisce con altre tecnologie aziendali, come CRM e ERP, aiuta a curare l'integrità dei dati e l'accuratezza degli ordini.

Apparound è una soluzione CPQ configurabile e scalabile progettata per integrarsi con il CRM HubSpot. Fornisce ai team di vendita capacità chiave per ottimizzare e automatizzare il processo di quotazione e proposta.

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