Con Apparound è possibile scegliere di utilizzare varie tipologie di firma elettronica con valenza legale e rispondere così a esigenze diverse in materia di conclusione dei contratti di vendita.

In un precedente articolo abbiamo già analizzato le diverse tipologie di firma elettronica ed è importante ricordare come questo servizio porti miglioramenti in termini di produttività e customer experience, perché è possibile chiudere più velocemente i contratti, anche a distanza e senza errori. In particolare, la firma elettronica avanzata con autenticazione OTP (One Time Password) permette di concludere contratti da remoto, senza dover stampare il contratto e prendere appuntamento con il potenziale cliente. Un notevole vantaggio in termini di costi e tempi.

Che cosa significa Firma Elettronica Avanzata o FEA con autenticazione OTP?

OTP è l’acronimo inglese di One Time Password, traducibile “Password utilizzabile solo una volta”, una password temporanea quindi, associata in modo univoco al contratto e al cliente, che viene inviata per SMS e utilizzata come firma elettronica per chiudere il contratto.

La preoccupazione più grande di chi deve firmare (e far firmare) contratti da remoto con l’autenticazione OTP riguarda il valore legale che questa firma ha. 

Dal punto di vista giuridico infatti la FEA è una tipologia di firma elettronica che soddisfa i seguenti requisiti:

• è connessa unicamente al firmatario;
• è idonea a identificare il firmatario;
• è composta mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
• è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

Come stabilito dalla legge del 15 MARZO 1997 n. 59, Art. 15, Comma 2 “gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”. Questo significa che se quindi si utilizza una FEA per far firmare un contratto, siamo di fronte ad una firma elettronica con i medesimi effetti giuridici di una firma autografa apposta di pugno. 

I vantaggi della firma OTP

• Risparmio carta: sempre più aziende scelgono l’opzione green e decidono di fare a meno della carta, risparmiando fino all’80% dei costi di stampa dei contratti.
• Tempi e costi di gestione: i tempi di approvazione del contratto e di firma si accorciano, perché la trasmissione da un dipartimento all’altro avviene in tempo reale. Così come l’archiviazione sia della bozza che del contratto firmato sono immediate.
• Produttività dei venditori: i commerciali non devono più raggiungere il cliente per far firmare il contratto e non devono sottrarre tempo dedicato alla vendita per trasmettere al backoffice copie di contratti cartacee.
• Validità legale: questo lo abbiamo già detto, la firma OTP ha lo stesso valore legale della firma autografa.

Perché la firma OTP è sicura?

Innanzitutto occorre tener presente che il codice che viene generato è di fatto inattaccabile, perché l’OTP che viene inviato, segue un algoritrmo che da una casualità alla creazione del numero e la sua durata è molto limitata nel tempo (generalmente il codice OTP scade dopo 30 secondi).

A rinforzare quanto dettato dalla legge sopra citata, il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005) specifica che una firma elettronica con codice OTP ha valore legale se il documento viene sottoscritto nel rispetto delle caratteristiche tecniche che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’impossibilità di modifica del documento stesso.

Il codice OTP sfrutta la sicurezza di un sistema di autenticazione a due fattori (2FA che sta per Two Factor Autentication) e assicura l’identità dell’utente che potrà poi essere identificato in caso di contestazioni. L’utilizzatore dovrà prima inserire una password, che è il primo fattore, per accedere al proprio account (o cliccare su un link di firma ricevuto sulla propria mail, e anche questa è protetta da password), successivamente dovrà digitare il (secondo fattore) codice numerico ricevuto via SMS sul proprio cellulare o comparso su un token o altri dispositivi fisici.

Firma elettronica OTP Apparound: come funziona

Vediamo meglio nel dettaglio come avviene, in quattro semplici passi, il flusso di firma di un contratto quando questa avviene da remoto.

Se il contratto non si conclude al primo incontro, è quindi possibile evitare ulteriori viaggi e utilizzare la firma elettronica avanzata tramite OTP per chiudere il contratto.

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