Cosa si intende per software di Sales Force Automation o, all’italiana, di Automazione della Forza Vendita? Nulla che riguardi robot o dispositivi fantascientifici, bensì uno o più strumenti e piattaforme finalizzate a supportare l’attività di vendita, sia dal punto di vista del venditore che di chi gestisce la divisione commerciale.

A cosa serve un software di sales force automation?

Lo scopo è chiaro: questi strumenti servono a rendere chi vende molto più efficiente. Lo fanno evitandogli di incorrere nei tipici problemi di produttività, che vanno da un preventivo sbagliato al dover prendere tempo durante una trattativa perché, ad esempio, non si hanno le informazioni giuste o aggiornate. Gli strumenti di sales force automation servono inoltre per permettere l’immediata comunicazione tra azienda e venditore. Più in generale, assistono l’attività di quest’ultimo, limitando il più possibile le procedure manuali e l’attività di data entry. In questo modo, gli impediscono di fare errori o di omettere dati che possano inficiare la validità di un contratto.

Software di sales force automation: i rischi degli strumenti non integrati

L’integrazione è un tema che riguarda tutto il mondo IT e che coinvolge, ovviamente, anche i software di sales force automation. In particolare, il ciclo di vendita consta di diverse fasi. Solo per citarne alcune: l’acquisizione dei dati del cliente, la gestione dei contatti, la fase di presentazione dell’offerta, la trattativa, la configurazione del preventivo, il contratto e la registrazione dello stesso nei sistemi aziendali per darvi esecuzione. Ora, pur nella consapevolezza di estremizzare, cosa potrebbe succedere se ognuna di queste fasi venisse gestita da un applicativo diverso e non integrato con i precedenti? Solo una cosa: il caos più totale. Erroridimenticanze e dati duplicati, oltre al fatto che anche chi gestisce la rete commerciale avrebbe delle difficoltà a monitorare i processi in modo puntuale.

Strumenti? Pochi e ben integrati

Per evitare questi problemi, due considerazioni risultano fondamentali: il ciclo di vendita deve essere gestito dal minor numero possibile di strumenti, che tra loro devono essere rigorosamente integrati. In termini pratici, questo significa che il commerciale deve essere guidato all’interno del processo e non deve preoccuparsi di nient’altro, avendo tutte le informazioni e risorse necessarie per focalizzarsi e dedicare attenzione e tempo al cliente e, dunque, più possibilità di conquistarne la fiducia.

Soprattutto di fronte al buyer, la disponibilità di strumenti integrati fa sì che il venditore abbia tutte le informazioni a portata di mano e che l’avanzamento nel processo sia rapido e indolore. Il venditore non è costretto ad aggiornamenti manuali, né condizionato da errori e criticità che finiscono per rallentare il processo e minare quel rapporto di fiducia così faticosamente costruito.

Le caratteristiche dei software di sales force automation integrati

Uno strumento dedicato alla digitalizzazione della forza vendita deve quindi avere alcune caratteristiche fondamentali per avere successo: deve ‘coprire’ e integrare la maggior parte delle attività che compongono il ciclo di vendita e offrire apertura (cioè integrazione) verso applicativi di terze parti, di modo tale da realizzare anche vere e proprie automazioni. Infine, lo strumento deve essere integrato con i sistemi gestionali aziendali, altrimenti la sua efficacia cala in modo considerevole. Grazie all’integrazione con CRM e ERP, i commerciali possono avere informazioni complete sui prodotti, e accesso, ovviamente, a tutto ciò che c’è da sapere sui clienti. Il successo, se non assicurato, è ora nettamente più probabile.

Esempi di integrazione

Affinché la sales force automation sia davvero efficace, è quindi necessaria l’integrazione tra gli strumenti e le piattaforme digitali che ne fanno parte. Un buon esempio può essere l’”umile” rubrica dei contatti: se un’applicazione esterna è in grado di accedervi e sfruttarne i dati per le sue funzionalità, i processi coinvolti saranno senz’altro semplici e veloci. Un’altra situazione in cui i software di sales force automation brillano particolarmente è la gestione dei dati Excel. Se un’applicazione dedicata alla forza vendita è compatibile con i fogli di calcolo può infatti trasformare automaticamente in contatti e potenziali clienti le informazioni presenti al suo interno. Al contrario, se l’applicazione non è in grado di dialogare con Excel e quindi di importarne i dati, questo imporrà un’attività di integrazione extra o, peggio, diversi interventi di data entry manuale. Una situazione, quest’ultima, esemplificativa di ciò che i software di sales force automation vogliono evitare, ovvero procedure complicate, errori e omissioni causate da attività manuali.

 

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