I mercati sono soggetti a rapidi cambiamenti dovuti a più fattori e, con essi, si modificano anche i comportamenti di acquisto dei consumatori. Parliamo di tendenze ed evoluzioni che si sono accentuate soprattutto nel corso dell’ultimo biennio.

Ne consegue che, in ambito commerciale, la maggioranza delle aziende abbia la necessità di massimizzare le performance, ottimizzando i tempi e facendo leva su informazioni chiare e condivise.

L’inadeguatezza dei sistemi tradizionali legati al processo di vendita

Di pari passo a questa consapevolezza, si avverte, nei reparti sales, una certa insoddisfazione nei confronti degli strumenti messi a loro disposizione.

I vecchi modelli di gestione del processo di vendita, in effetti, non sono in grado di garantire il giusto apporto ai commerciali.

Parliamo in particolare di cataloghi e brochure cartacei, fogli di calcolo o sistemi sviluppati internamente alle aziende per la formulazione delle offerte e la presentazione dei preventivi.

Questi sistemi comportano:

• rigidità operative
• tempi lunghi di gestione e compilazione
• rapida obsolescenza (in particolare per quanto riguarda brochure, cataloghi e listini prezzi)
• dispendiose attività manuali di compilazione e adattamento
• lunghe procedure per la richiesta di autorizzazioni
• esposizione a diversi possibili errori sia burocratici che contabili, specie nella vendita di servizi o prodotti complessi.

Oltre a una generale inefficienza e a un allungamento dei tempi morti, i vecchi strumenti fanno sì che i commerciali abbiano meno ore a disposizione per curare le relazioni e le trattative con i potenziali clienti.

Non solo. I file relativi a preventivi e offerte generati da ogni singolo venditore, impediscono un controllo diretto ed effettivo da parte dei Sales Manager, i quali non hanno modo di verificare né l’attività svolta né lo stato di avanzamento delle trattative, se non da singoli report prodotti dagli agenti, con conseguente allungamento dei tempi di gestione.

L’organizzazione aziendale dei reparti Sales: l’incidenza del fattore tempo

Fortunatamente, la digital transformation sta andando nella direzione delle esigenze delle aziende attraverso strumenti creati per ottimizzare il processo di vendita, quali i software CPQ (Configure, Price, Quote).

Si tratta di soluzioni che permettono alle aziende e ai loro clienti di configurare prodotti o servizi, di generare preventivi in tempo reale, in modo rapido, puntuale ed estremamente preciso, migliorando ogni passaggio chiave pre e post sales: creazione dell’offerta, gestione della trattativa, chiusura del contratto con l’apposizione della firma.

Vediamo alcuni dei principali vantaggi offerti da questi innovativi strumenti:

1.  Riduzione del margine di errore

I vecchi sistemi di vendita, che vertono sulla compilazione manuale delle offerte, offrono il fianco a errori e imprecisioni che generano a loro volta diverse problematiche, contribuendo a fornire, tra le altre cose, una pessima immagine all’azienda.

Un configuratore di prodotto consente di calcolare in modo automatizzato i prezzi in base a ogni prodotto venduto, con possibilità di personalizzazione delle offerte e delle politiche di sconto verso il singolo cliente grazie all’integrazione con CRM, ERP e altre piattaforme aziendali.

2.  Ottimizzazione dei costi

I software CPQ permettono di beneficiare di costi ridotti e un rapido ritorno sull’investimento. Il risparmio è dato da un taglio drastico al monte ore che attualmente i commerciali impegnano nella gestione manuale delle offerte, oltre a consentire – al contempo – una migliore produttività e un tasso di conversione più elevato.

Da non dimenticare l’abbattimento dei costi della carta, non più necessaria, e la riduzione significativa delle ore di formazione destinate ai commerciali, grazie alle procedure di vendita guidata offerte dai software.

3.  Snellimento e velocizzazione del ciclo di vendita

Essere costretti ad aspettare l’arrivo dei preventivi può essere frustrante per i clienti e rappresenta un possibile segnale dei tempi di risposta della tua azienda.

I clienti cercheranno naturalmente preventivi da più fornitori, quindi essere in grado di rispondere rapidamente, ad un prezzo competitivo, aumenterà le possibilità di chiudere il contratto.

Un configuratore di prodotto migliora in modo significativo la velocità dell’intero processo di vendita, riducendo al massimo i tempi richiesti dai sistemi tradizionali.

Accelerare i tempi non è solo questione di minori passaggi burocratici, dovuti al fatto che il software acquisisce direttamente i documenti corretti e precedentemente approvati grazie a una gestione centralizzata e a salvataggi in cloud, ma anche da procedure di autorizzazione interne tra Sales Manager e venditori, che avvengono con sistemi rapidi grazie a dinamiche e percorsi pre-approvati presenti e consentiti dal configuratore di offerta.

Un time-to-quoting più rapido significa che i clienti sono messi nella condizione di concludere rapidamente la trattativa e hanno minori possibilità di contattare possibili competitor.

Nel complesso, il processo viene gestito in modo estremamente rapido, preciso, trasparente, velocizzando l’intera catena che termina con la presentazione finale al cliente; in presenza o da remoto.

4.  Migliore esperienza d’acquisto per i clienti

Un software CPQ è sinonimo di vantaggi per i clienti, grazie a una maggiore interazione venditore-consumatore e all’adozione di un approccio customer-centric.

I configuratori di offerta consentono, infatti, di avere a propria disposizione le presentazioni dei prodotti arricchite da immagini emozionali e filmati, migliorando notevolmente attraverso il coinvolgimento diretto, l’esperienza di acquisto, oltre a rendere perfettamente chiare le opzioni di prodotto attivabili e i relativi costi.

Questi strumenti sono in grado di mettere gli agenti nelle migliori condizioni possibili, trasformandoli in consulenti capaci di soddisfare e rispondere in real-time alle necessità e alle obiezioni dei propri clienti. Un fattore in grado di incidere notevolmente sul tasso di conversione.

5.  Valorizzazione dell’immagine aziendale

I sistemi di vendita tradizionale si basano su documenti compilati a mano dai singoli venditori, con testi, loghi ed elementi grafici spesso non aggiornati, con conseguenti format grafici differenti tra loro e poco ordinati a livello di layout grafico-strutturale.

I software CPQ mettono a disposizione della forza vendita offerte già ottimizzate in termini di design, curate non solo in relazione alla presentazione emozionale dei prodotti, ma anche nella forma dei documenti che accompagnano l’offerta commerciale.

Per non parlare della migliore predisposizione di un cliente a ricevere un’offerta diligente in tutti suoi termini. Del resto, la cura sta proprio nei dettagli!