Comunicare e produrre nell’era dello Smart Working

Da qualche settimana, l’espressione Smart Working è diventata parte del lessico comune. Nessuno avrebbe voluto vivere questa emergenza, ma una cosa buona ce la sta insegnando: non essere fisicamente in ufficio, vivere le solite routine, gli spostamenti e usare i tradizionali strumenti, che ci hanno accompagnato per una vita, non significa fermare tutto.

Di punto in bianco, Smart Working è passato da essere un’opportunità per introdurre modelli di lavoro agili e produttivi a una necessità assoluta, da attivare il più in fretta possibile ed estendere al maggior numero di persone. Sì, perché lo Smart Working non è nato per gestire un’emergenza né tantomeno per seguire il trend che vede il mondo sempre più connesso e dinamico, ma per fare in modo che le persone producano di più e meglio. È un trend virtuoso: poter gestire tempi e luoghi di lavoro (sia pur entro certi limiti, s’intende) porta a quello che si definisce employee engagement: ci si sente più motivati, responsabilizzati, si lotta per un obiettivo e non per arrivare in ufficio in orario. Non è un caso che molti studi siano riusciti a mettere in relazione l’engagement con una crescita di produttività personale e di redditività per l’azienda. E questo vale per tutte le funzioni e i ruoli che si possano svolgere da remoto: marketing, acquisti, HR, vendite…

Smart Working, strumenti, processi e cultura aziendale

Insomma, proprio in questi giorni abbiamo una dimostrazione tangibile della centralità della digitalizzazione. Vediamo fortunatamente imprese che sono nate attorno al concetto di Smart Working e hanno sviluppato una cultura adatta ad accoglierne tutte le potenzialità: hanno strumenti di collaboration, condividono i documenti con un click, accedono senza problemi di sicurezza ai gestionali dell’azienda in cloud, premono un tasto (virtuale) per organizzare call e videoconferenze con decine di persone, mentre il fidato calendar governa i tempi di tutti gli impegni. Qualche strumento perfetto per lo Smart Working? G Suite di Google, Office 365 di Microsoft (che include Teams, elemento cardine della collaborazione), Slack, ma anche applicazioni più specifiche come Whereby, che nasce per organizzare meeting video con una semplicità disarmante: si invita una persona e il gioco è fatto.

Diverso, ma non meno importante, è il tema della cultura. Perché se è vero che oggi ci troviamo in piena emergenza e quindi è normale attivare misure immediate per farvi fronte, è palese il fatto che gli strumenti abbiano massima efficacia solo se l’azienda può contare su un clima, processi e procedure in grado di sfruttarli. Domani, occorrerà dunque spingere ancora di più sul pedale della digitalizzazione per poterne cogliere tutti i benefici: accesso ai sistemi aziendali ovunque ci si trovi, sicurezza, comunicazione immediata e, per chi ha oneri di controllo, poterlo fare a prescindere dal dispositivo, dall’orario e dal luogo in cui si trova.

Strumenti smart: quali le caratteristiche vincenti?

Che caratteristiche deve avere uno strumento software per essere vincente nell’era del lavoro smart? Banalmente, deve essere connesso, ma anche permettere parte di lavoro offline: oggi si lavora da casa, domani il lavoro smart sarà ovunque, anche dove non ci si può appoggiare a una rete mobile particolarmente efficiente. Certo, in questi casi la videoconferenza sarà magari difficile da fare, ma in uno strumento di lavoro le funzionalità core devono essere disponibili anche senza connessione, che poi sarà fondamentale per interagire con i colleghi, condividere contenuti e gestire interi processi.

Poi, deve permettere la gestione di interi processi in modo semplice e integrato: non una sola funzionalità, ma un insieme di azioni concatenate in un processo che viene gestito online e in modo automatico, così da accelerarlo e non commettere errori. Non ha molto senso, in ottica di semplificazione e massimizzazione della produttività, avere dieci strumenti diversi e non comunicanti: meglio una piattaforma modulare capace di gestire comunicazione, collaborazione e processi end-to-end.

Senza contare il ruolo essenziale della User Experience e della semplicità d’uso: non dimentichiamo che Smart Working significa produrre di più rispetto a stare in ufficio, e per questo l’esperienza deve essere intuitiva, meglio se con percorsi guidati, ma al tempo stesso non deve concedere nulla sul fronte della completezza delle funzionalità.

New call-to-action
Apparound Team
Apparound nasce nel 2008 a Pisa, in Toscana e propone al mercato la soluzione innovativa volta a digitalizzare i processi di vendita. La soluzione, basata su tecnologia cloud, supporta il venditore durante l’intero il ciclo di vendita: dalla presentazione del materiale di marketing sotto forma di contenuti digitali (brochure, video, ecc.), alla configurazione dell’offerta, per arrivare alla chiusura della trattativa con la raccolta dell’ordine mediante firma elettronica. Il tutto in estrema semplicità con il solo utilizzo di un tablet o smartphone, o in alternativa mediante Web Client.