Sales force automation: i rischi di strumenti non integrati

Cosa si intende per Sales Force Automation o, all’italiana, Automazione della Forza Vendita? Nulla che riguardi robot o dispositivi fantascientifici, bensì uno o più strumenti e piattaforme software finalizzate a supportare l’attività di vendita, sia dal punto di vista del venditore che di chi gestisce la divisione commerciale.

Lo scopo è chiaro: questi strumenti servono a rendere chi vende molto più efficiente, evitandogli di incorrere nei tipici problemi di produttività che vanno da un preventivo sbagliato al dover prendere tempodurante una trattativa, perché, ad esempio, non si hanno le informazioni giuste o aggiornate. Gli strumenti di sales force automation servono inoltre per permettere l’immediata comunicazione tra azienda e venditore e, più in generale, ad assistere l’attività di quest’ultimo limitando il più possibile le procedure manuali e l’attività di data entry, impedendogli cioè di fare errori o di omettere dati che possano inficiare la validità di un contratto. 

Affinché la sales force automation sia davvero efficace, è necessaria l’integrazione tra gli strumenti e le piattaforme digitali che ne fanno parte: in pratica, gli applicativi e le funzionalità devono interagire tra loro, usare gli stessi dati da sviluppare piena sinergia.

Pensiamo anche solo alla rubrica dei contatti: se un’applicazione esterna è in grado di accedervi e sfruttarne i dati per le sue funzionalità, i processi coinvolti saranno senz’altro semplici e veloci. Se un’applicazione dedicata alla forza vendita è compatibile, per esempio, con i fogli di calcolo Excel, può trasformare automaticamente in contatti e potenziali clienti le informazioni presenti al suo interno. Al contrario, se l’applicazione non è in grado di dialogare con Excel e quindi di importarne i dati, questo imporrà un’attività di integrazione extra o, peggio, diversi interventi di data entry manuale. Una situazione, quest’ultima, esemplificativa di ciò che la sales force automation vuole evitare, ovvero procedure complicate, errori e omissioni causate da attività manuali.

Sales force automation: i rischi degli strumenti non integrati

L’integrazione è un tema che riguarda tutto il mondo IT e che coinvolge, ovviamente, anche gli applicativi dedicati alla sales force automation. In particolare, il ciclo di vendita consta di diverse fasi. Solo per citarne alcune: l’acquisizione dei dati del cliente, la gestione dei contatti, la fase di presentazione dell’offerta, la trattativa, la configurazione del preventivo, il contratto e la registrazione dello stesso nei sistemi aziendali per darvi esecuzione. Ora, pur nella consapevolezza di estremizzare, cosa potrebbe succedere se ognuna di queste fasi venisse gestita da un applicativo diverso e non integrato con i precedenti? Solo una cosa: il caos più totale. Errori, dimenticanze e dati duplicati, oltre al fatto che anche chi gestisce la rete commerciale avrebbe delle difficoltà a monitorare i processi in modo puntuale.

Per questo, due considerazioni risultano fondamentali: il ciclo di vendita deve essere gestito dal minor numero possibile di strumenti, che tra loro devono essere rigorosamente integrati.

In termini pratici, questo significa che il commerciale deve essere guidatoall’interno del processo e non deve preoccuparsi di nient’altro, avendo tutte le informazioni e risorse necessarie per focalizzarsi e dedicare attenzione e tempo al cliente e, dunque, più possibilità di conquistarne la fiducia.

Soprattutto di fronte al buyer, la disponibilità di strumenti integrati fa sì che il venditore abbia tutte le informazioni a portata di mano e che l’avanzamento nel processo sia rapido e indolore. Il venditore non è costretto ad aggiornamenti manuali, né condizionato da errori e criticità che finiscono per rallentare il processo e minare quel rapporto di fiducia così faticosamente costruito.

Le caratteristiche dei sistemi integrati

Uno strumento dedicato alla digitalizzazione della forza vendita deve quindi avere alcune caratteristiche fondamentali per avere successo: deve ‘coprire’ e integrare la maggior parte delle attività che compongono il ciclo di vendita e offrire apertura (cioè integrazione) verso applicativi di terze parti, di modo tale da realizzare anche vere e proprie automazioni.

Quando qualcuno aggiunge una riga nel file Excel, l’applicazione che gestisce le vendite apre un record per un nuovo cliente da seguire: è solo un esempio, ma rende bene l’idea. Infine, lo strumento deve essere integrato con i sistemi gestionali aziendali, altrimenti la sua efficacia cala in modo considerevole. Grazie all’integrazione con CRM e ERP, i commerciali possono avere informazioni complete sui prodotti, e accesso, ovviamente, a tutto ciò che c’è da sapere sui clienti. Il successo, se non assicurato, è ora nettamente più probabile.

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Apparound Team
Apparound nasce nel 2008 a Pisa, in Toscana. Azienda italiana del settore IT che propone al mercato una soluzione innovativa volta a digitalizzare i processi di vendita. La soluzione, basata su tecnologia cloud, supporta il venditore durante l’intero il ciclo di vendita: dalla presentazione del materiale di marketing sotto forma di contenuti digitali (brochure, video, ecc.), alla configurazione dell’offerta, per arrivare alla chiusura della trattativa con la raccolta dell’ordine mediante firma elettronica. Il tutto in estrema semplicità con il solo utilizzo di un tablet o smartphone, o in alternativa mediante Web Client.